Kennen Sie den Grund, warum Kollegen die Dokumentenablage lieber mit Füßen treten...
Ganz klar: Weil es umständlich und lästig ist. Und weil es wertvolle Zeit frisst. Es gibt so viele Dokumente für die Ablage.
Nehmen Sie mal zwei Beispiele: Verträge und Angebote. Nur ein winziger Teil in Unternehmen - und nur zweimal wichtig: Am Anfang, wenn man die Verhandlung festmacht und dokumentiert. Und vielleich später nochmal, wenn man etwas nachsehen muss, und belegen soll. Dann aber wird so ein Dokument RICHTIG WICHTIG.
Unsere Angebote und Verträge sollen natürlich auch übersichtlich und zeitlich geordnet werden. Außerdem muss man die Unterlagen sofort parat haben, um Informationen einsehen zu können. Da stapelt sich schon gerne mal ein großer Haufen an Unterlagen am Arbeitsplatz und drum herum.
Doch es geht noch viel weiter. Wichtige Informationen und Daten für unsere beiden Beispiel-Dokumentarten sind auch in E-Mails, Berichten, Grafiken, Videos, Formularen und vielen anderen wichtigen Anhängen enthalten.
Spätestens jetzt ertrinken Sie in der Flut an Informationen, denn
Es mangelt an einer zentralen Einheit, die all diese Daten für den schnellen und direkten Zugriff für Ihre Mitarbeiter durchsuchbar macht und teilt.
Diese zentrale Einheit sollte eine ausgereifte und bewährte Software sein, die neben der Bereitstellung und Archivierung von Dokumenten noch weitere Eigenschaften hat:
Praktisch wäre beispielsweise die Möglichkeit, dass mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten können und Ihre Änderungen in Versionen speichern, die nicht verloren gingen.
Oder denken Sie an den klugen Helfer: Bestimmt hat Ihr Unternehmen Verträge, die ein wichtiges Datum der Vereinbarung enthalten, z.B. die Einhaltung einer Kündigungsfrist. Wäre es nicht toll, wenn es eine Software gibt, die Sie daran erinnert, dass der Termin naht?
Und nicht zuletzt: Sie müssen sich nach den gesetzlichen Vorgaben richten.
Die Aufbewahrungsfristen können mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems eingehalten werden.
.